Politique de confidentialité

1. Objet

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont les données à caractère personnel des utilisateurs sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre de l'utilisation du site Consulat.ga et de l'ensemble des services numériques associés (espaces citoyen et agent, ainsi que les fonctionnalités iBoîte, iAppel, iRéunion, iChat et l'agent vocal iAsted).

Elle est élaborée conformément à la loi gabonaise n° 001/2011 du 25 septembre 2011relative à la protection des données à caractère personnel et, pour les utilisateurs résidant dans un État membre de l'Union européenne, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

2. Responsable du traitement

Le responsable des traitements de données à caractère personnel opérés via la Plateforme est :

Ministère des Affaires Étrangères de la République Gabonaise
Boulevard Triomphal Omar Bongo
Libreville, République Gabonaise
Site institutionnel : https://www.diplomatie.gouv.ga

Le Ministère détermine les finalités et les moyens des traitements. La conception et l'exploitation technique de la Plateforme sont assurées, en qualité de sous-traitant au sens de la loi n° 001/2011 et de l'article 28 du RGPD, par la société NTSAGUI DIGITAL SARL (RCCM GA-LBV-01-2025-B12-01029, NIF 2025 0102 2429 R, siège social : Libreville, Batterie IV, Rue des Résidences, BP 638, République Gabonaise — https://ntsagui.com).

3. Délégué à la protection des données

Pour toute question relative au traitement de vos données ou à l'exercice de vos droits, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données désigné par le Ministère :

Courriel : [adresse du DPO à compléter, ex. dpo@consulat.ga]
Adresse postale : Ministère des Affaires Étrangères — Délégué à la protection des données, Boulevard Triomphal Omar Bongo, Libreville, République Gabonaise.

4. Catégories de données collectées

Selon la démarche entreprise et les fonctionnalités utilisées, les données suivantes sont susceptibles d'être collectées :

• Données d'identification :nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe, nationalité, filiation, situation matrimoniale, photographie d'identité, signature.
• Données de contact : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, pays de résidence, juridiction consulaire de rattachement.
• Données justificatives :copies ou scans de pièces justificatives (titres de séjour, justificatifs de domicile, actes d'état civil, documents administratifs) nécessaires à l'instruction des démarches.
• Données biométriques :photographies d'identité au format biométrique pour la délivrance de titres (passeport, carte consulaire). Le traitement de ces données est strictement limité aux finalités régaliennes prévues par la loi.
• Données de paiement : dans le cadre du règlement des frais consulaires, les informations bancaires sont collectées et traitées exclusivement par notre prestataire de paiement et ne sont pas conservées sur nos serveurs.
• Données de communication : contenu des échanges écrits (iChat, iBoîte), pièces jointes, et — pour les communications téléphoniques ou en visioconférence (iAppel, iRéunion) — enregistrements éventuels, sous réserve d'une information préalable.
• Données vocales et conversationnelles (iAsted) :lorsque vous interagissez avec l'agent vocal, votre voix est transmise en temps réel à un modèle d'intelligence artificielle afin de générer une réponse. Les flux audio sont transitoires et ne sont pas conservés au-delà du traitement immédiat. Les transcriptions textuelles peuvent être conservées à des fins de qualité de service, dans les conditions précisées au paragraphe 8.
• Données de connexion et techniques :adresse IP, horodatage, identifiant de session, type d'appareil et de navigateur, données strictement nécessaires à la sécurité, à la prévention de la fraude et au bon fonctionnement du Site.
• Données de géolocalisation :en cas d'utilisation des cartes pour identifier le poste consulaire compétent, la localisation approximative peut être déduite de l'adresse IP ou demandée explicitement à l'utilisateur (consentement).

5. Finalités et bases légales

Les traitements de données sont mis en œuvre pour les finalités suivantes, sur les bases légales correspondantes :

• Instruction des démarches consulaires (passeport, visa, état civil, inscription consulaire, légalisation, certification, assistance, déclarations) : exécution d'une mission d'intérêt public et relevant de l'exercice de l'autorité publique.
• Gestion de votre compte utilisateur et authentification : exécution du contrat de service entre vous et la Plateforme.
• Communication avec les services consulaires via iChat, iBoîte, iAppel et iRéunion: exécution du contrat et, s'agissant des enregistrements, consentement préalable.
• Assistance par l'agent vocal iAsted :consentement préalable et exprès, l'utilisateur activant explicitement le mode vocal.
• Paiement des frais consulaires :exécution du contrat et obligation légale (comptabilité).
• Sécurité du Site, prévention et lutte contre la fraude : intérêt légitime et obligation légale.
• Amélioration du service et mesure d'audience anonymisée : intérêt légitime, sans profilage individuel.

6. Destinataires des données

Les données collectées sont destinées :

• aux agents habilités des services consulaires et diplomatiques de la République Gabonaise, dans la limite de leurs attributions et selon les habilitations RBAC appliquées par la Plateforme ;
• aux services centraux du Ministère des Affaires Étrangères en charge du pilotage du réseau diplomatique ;
• le cas échéant, à d'autres administrations gabonaises compétentes (Direction Générale de la Documentation et de l'Immigration, services d'état civil, etc.) dans le cadre de l'instruction des dossiers ;
• aux autorités judiciaires ou administratives habilitées, sur réquisition légale.

Les données ne sont jamais cédées, louées ou commercialisées à des tiers à des fins publicitaires ou commerciales.

7. Sous-traitants techniques

Pour assurer le fonctionnement de la Plateforme, le responsable du traitement et l'éditeur ont recours aux sous-traitants techniques suivants, sélectionnés pour leur niveau de garantie en matière de sécurité et de protection des données. Chacun est encadré par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD et à la loi n° 001/2011.

Les transferts de données hors du territoire gabonais et hors de l'Union européenne sont encadrés par les garanties appropriées prévues par la réglementation applicable, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, le cas échéant, des accords contractuels équivalents au regard de la loi gabonaise.

8. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant des durées proportionnées aux finalités du traitement et aux obligations légales applicables :

• Données de compte utilisateur: jusqu'à la suppression du compte par l'utilisateur, puis archivage intermédiaire d'un an à des fins de gestion des litiges.
• Données relatives à une démarche consulaire: pendant la durée d'instruction, puis selon les durées de conservation prévues par les textes régissant chaque type de démarche (titres d'identité, état civil, visas, etc.), le cas échéant à des fins d'archivage public.
• Données biométriques : conservées uniquement le temps nécessaire à la production du titre, puis transférées aux fichiers régaliens compétents conformément à la réglementation applicable.
• Données de paiement : non conservées par la Plateforme ; les pièces comptables sont conservées pendant dix (10) ans conformément à la réglementation comptable.
• Communications (iChat, iBoîte, iAppel, iRéunion) : conservées tant que le compte est actif ou que la démarche associée est en cours, puis archivées selon les politiques de rétention propres à chaque service.
• Transcriptions iAsted: conservées au maximum douze (12) mois à des fins d'amélioration du service et d'audit de sécurité, sauf obligation de conservation plus longue. Les flux audio bruts ne sont pas conservés.
• Journaux de connexion et de sécurité: conservés douze (12) mois, conformément aux durées usuelles applicables à la sécurité des systèmes d'information.

9. Sécurité

Le responsable du traitement et l'éditeur mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque : chiffrement des communications (TLS), chiffrement des données au repos, contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC), journalisation des accès et des opérations sensibles (audit log), authentification forte pour les agents, séparation stricte des environnements, sauvegardes régulières.

10. Décisions automatisées et intelligence artificielle

Les fonctionnalités fondées sur l'intelligence artificielle (notamment l'agent vocal iAsted, l'assistance Mr Ray, ou les fonctions d'aide à la rédaction) sont conçues pour assister l'utilisateur et les agents : aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne n'est prise de manière exclusivement automatisée. Toute décision administrative intervient sous le contrôle et la responsabilité d'un agent humain habilité.

Les contenus générés par intelligence artificielle peuvent contenir des erreurs : ils ne se substituent pas à une information officielle délivrée par les services consulaires.

11. Cookies et traceurs

Le Site dépose uniquement des cookies strictement nécessaires à son bon fonctionnement (gestion de session d'authentification, sécurité contre la falsification de requêtes, mémorisation de la préférence linguistique ou du thème). Ces cookies, exemptés du recueil du consentement, ne sont pas utilisés à des fins publicitaires.

À des fins de mesure d'audience anonymisée, des cookies de statistique peuvent être déposés conformément aux recommandations applicables, sans permettre l'identification individuelle des visiteurs.

12. Mineurs

Certaines démarches concernent des mineurs (état civil, passeport d'un enfant). Les données relatives aux mineurs sont fournies par leur représentant légal, qui garantit disposer de l'autorité parentale pour le faire. Aucun compte utilisateur n'est ouvert directement à des mineurs sans l'intervention d'un représentant légal.

13. Vos droits

Conformément à la loi gabonaise n° 001/2011 et, le cas échéant, au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès à vos données.
• Droit de rectification en cas d'inexactitude.
• Droit à l'effacement(« droit à l'oubli ») dans les conditions prévues par la réglementation et sous réserve des obligations légales de conservation s'imposant au responsable du traitement.
• Droit à la limitation du traitement.
• Droit d'oppositionpour des motifs tenant à votre situation particulière, lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime.
• Droit à la portabilitédes données que vous avez fournies, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou l'exécution d'un contrat.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité des traitements opérés antérieurement.
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, contactez le délégué à la protection des données (voir paragraphe 3). Une réponse vous sera apportée dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception de votre demande. Il pourra être demandé de justifier de votre identité.

14. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Si vous estimez, après avoir contacté le délégué à la protection des données, que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès :

• de la Commission Nationale pour la Protection des Données à Caractère Personnel (CNPDCP) de la République Gabonaise ;
• de l'autorité de contrôle compétente de votre État de résidence si celui-ci est membre de l'Union européenne (par exemple, en France, la CNIL).

15. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée pour refléter l'évolution des traitements, des prestataires techniques ou de la réglementation applicable. La version en vigueur est celle publiée sur la présente page, datée du 7 juin 2026. En cas de modification substantielle, les utilisateurs disposant d'un compte en seront informés par les canaux habituels.